Politique de confidentialité pour le WMS

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

de SENSONEO j. s. a. pour le WMS

(en vigueur à compter du 31 janvier 2024)

1. OBJET DU PRÉSENT AVIS. LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT
   • Quel est l’objet du présent avis de confidentialité ?

Le présent avis de confidentialité (l’« Avis ») a pour objet d’aider les partenaires commerciaux et autres personnes physiques à comprendre comment SENSONEO j. s. a., ID 50 746 057 (la « Société »), traite les données à caractère personnel des personnes physiques ayant des relations (directement ou indirectement par l’intermédiaire de leurs employeurs) avec la Société.

Le présent Avis s’adresse à toute personne physique qui a ou (dans la mesure où cela reste applicable) a eu une relation établie avec la Société, ou dont les données à caractère personnel ont été fournies à la Société par l’employeur de cette personne physique. Que vous soyez notre partenaire commercial ou le représentant (ou l’employé) de notre partenaire commercial, que vous ayez été désigné par notre partenaire commercial comme personne de contact, ou que vous ayez simplement adressé un courriel, un courrier ou toute autre forme de communication à la Société, dans la mesure où nos échanges ont conduit la Société à avoir accès à vos données à caractère personnel, le présent Avis vous est applicable.

Le présent Avis doit être lu attentivement et dans son intégralité. La Société s’est efforcée de veiller à ce que le présent Avis contienne des informations complètes et compréhensibles concernant les activités de traitement de vos données à caractère personnel. Toutefois, si vous avez des questions ou si certains aspects du traitement de vos données à caractère personnel par la Société ne vous semblent pas clairs, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse électronique suivante : security@sensoneo.com ou au numéro de téléphone suivant : +421 947 924 767

• Qui est le responsable du traitement des données ?

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la Société (c’est-à-dire SENSONEO j. s. a., ayant son siège social à Kollárova 27, 841 06 Bratislava – Záhorská Bystrica, République slovaque, ID 50 746 057).

La Société doit traiter vos données à caractère personnel afin de remplir ses obligations contractuelles et autres obligations légales. Par ailleurs, la Société peut être amenée à traiter vos données à caractère personnel pour protéger ses intérêts légitimes, notamment afin d’exercer ses activités commerciales de manière appropriée et de protéger ses droits et intérêts légaux.

L’objectif de la Société est de traiter toutes les données à caractère personnel conformément aux lois applicables en matière de protection des données, en particulier (i) le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, et (ii) la loi slovaque n° 18/2018 Coll. relative à la protection des données à caractère personnel et modifiant et complétant certaines lois (dans la mesure où elle est applicable). La Société a également pour objectif de veiller à ce que toutes les opérations de traitement soient effectuées de manière sécurisée et uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation des finalités du traitement telles que décrites ci-dessous.

• Que pourrait-il se passer si les données à caractère personnel ne sont pas fournies à la Société ?

La Société a de nombreuses obligations contractuelles et légales envers ses partenaires commerciaux ainsi qu’envers les autorités publiques ou autres organismes publics. Afin de remplir ces obligations, mais aussi d’assurer la protection des intérêts de la Société, il est nécessaire de traiter vos données à caractère personnel.

Si vos données à caractère personnel ne sont pas fournies à la Société, celle-ci peut ne pas être en mesure de remplir ses obligations, ce qui peut entraîner l’impossibilité pour la Société de conclure ou d’exécuter dûment un contrat avec son partenaire commercial.

2. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL. OPÉRATIONS DE TRAITEMENT
   • D’où proviennent vos données à caractère personnel ?

La Société collecte les données à caractère personnel directement auprès de vous ou auprès de votre employeur, qui a fourni vos données à caractère personnel à la Société dans le cadre de la relation commerciale. La Société peut également recevoir certaines données à caractère personnel de la part des autorités publiques dans le cadre de leurs demandes ou enquêtes. Il peut également arriver que la Société traite des données à caractère personnel qui sont publiquement accessibles, en particulier des données de contact incluant une référence à une personne déterminée. Veuillez également noter que la Société peut créer d’autres données vous concernant, susceptibles de constituer des données à caractère personnel, et qu’elle utilisera et conservera également ces données à caractère personnel.

• Quels types de données à caractère personnel sont traités par la Société ?

Sauf si une situation particulière exige le contraire, les données à caractère personnel que la Société peut être amenée à traiter peuvent inclure :

(a) informations d’identification et caractéristiques : telles que le prénom, le nom, les informations relatives à votre employeur et votre fonction ;

(b) données de contact : telles que l’adresse (professionnelle), le numéro de téléphone (professionnel) et l’adresse électronique (professionnelle).

La Société ne cherchera pas à obtenir d’autres données à caractère personnel, mais elle ne peut exclure que d’autres données à caractère personnel deviennent accessibles à la Société dans le cadre de la relation commerciale avec son partenaire commercial. La Société adoptera des mesures afin d’empêcher le traitement de telles données à caractère personnel supplémentaires.

• Quelles sont les finalités du traitement de vos données à caractère personnel par la Société ?

La Société traite les données à caractère personnel de ses partenaires commerciaux, des représentants de ses partenaires commerciaux et/ou des personnes de contact des partenaires commerciaux afin de remplir ses obligations contractuelles.

Ces données à caractère personnel peuvent également être traitées aux fins des intérêts légitimes de la Société, visant à assurer la conduite efficace et sécurisée des activités commerciales de la Société et à protéger ses droits et intérêts légaux.

• Quelle est la base juridique des opérations de traitement ?

Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, les données à caractère personnel ne peuvent être traitées que sur la base d’une base juridique adéquate. La Société traite les données à caractère personnel sur la base des fondements juridiques suivants :

(a) exécution d’un contrat

Le traitement des données par la Société est nécessaire afin de permettre à la Société de remplir ses obligations découlant du contrat conclu avec vous ou avec votre employeur.

(b) respect d’une obligation légale

Le traitement des données par la Société est nécessaire afin de permettre à la Société de se conformer aux obligations qui lui sont imposées par la loi, y compris la transmission de données aux autorités.

(c) intérêt légitime de la Société, à savoir (i) l’introduction de réclamations ou la défense contre celles-ci ; et (ii) la démonstration du respect des lois applicables (notamment en cas de demandes des autorités de contrôle).

Dans les cas où le traitement des données par la Société est fondé sur l’intérêt légitime de la Société, celle-ci a, après un examen approfondi, conclu que vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux nécessitant la protection des données à caractère personnel ne prévalent pas sur l’intérêt légitime de la Société.

• Pendant combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles traitées ?

La Société ne conservera ni ne traitera les données à caractère personnel pendant une durée supérieure à celle nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement, ni au-delà de ce qui est prescrit ou autorisé par les lois applicables. En conséquence, lorsque la finalité est atteinte pour un type spécifique de données à caractère personnel, la Société cessera d’utiliser ces données à cette fin et, si les mêmes données ne sont pertinentes pour aucune autre finalité, supprimera les données à caractère personnel concernées dans les meilleurs délais raisonnables.

The basic rule is that the Company will store and process your personal data throughout the duration of the contract with the business partner and for a period of ten years after its termination unless the applicable laws provide for different period. To the extent possible, the Company will anonymize your personal data for their use for statistical purposes.

3. VOS DROITS
   • Que fait la Société pour protéger vos données à caractère personnel ?

La Société veille à ce que les principes de protection des données à caractère personnel prévus par les lois applicables en matière de protection des données soient strictement respectés. En particulier, la Société s’assure que (i) seules les données à caractère personnel nécessaires à la finalité du traitement sont traitées, (ii) les données à caractère personnel sont traitées uniquement pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou (dans la mesure permise par les lois applicables en matière de protection des données) pour une finalité compatible avec la finalité initiale, et (iii) les données à caractère personnel ne sont pas traitées plus longtemps que nécessaire.

Les données à caractère personnel seront conservées et traitées manuellement ainsi qu’automatiquement à l’aide de dispositifs électroniques.

La Société a mis en place des mesures de protection techniques, administratives, physiques et procédurales appropriées pour protéger les données à caractère personnel qu’elle utilise et détient, afin de garantir que ces données à caractère personnel soient protégées contre toute utilisation abusive, tout accès non autorisé, toute divulgation, toute altération, toute modification et toute destruction. Ces mesures comprennent notamment les suivantes :

• Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?

Les lois applicables en matière de protection des données vous confèrent plusieurs droits en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel. Les détails de ces droits sont exposés ci-après. Veuillez noter que les droits énumérés ci-dessous peuvent être limités dans certaines circonstances (par exemple, en cas de procédures judiciaires vous concernant). N’hésitez pas à contacter la Société si vous avez des questions concernant vos droits.

Droit à l’information

En tant que personne concernée, vous avez le droit d’être informé(e) de tous les aspects importants des opérations de traitement concernant vos données à caractère personnel, sauf disposition contraire des lois applicables en matière de protection des données. La Société s’acquitte principalement de son obligation d’information par le biais de la présente Notice. Toutefois, la Société peut, de temps à autre, communiquer des informations complémentaires ou mettre à jour la présente Notice afin de s’assurer que vous disposez en permanence d’informations exactes et à jour concernant les opérations de traitement.

Droit d’accès et de rectification

Vous avez le droit de demander l’accès aux données à caractère personnel vous concernant. Cela inclut le droit d’être informé(e) de l’existence d’un traitement de données à caractère personnel vous concernant, des données à caractère personnel traitées ainsi que des finalités du traitement. La Société n’est pas tenue de vous communiquer vos données à caractère personnel si cela porte atteinte aux droits et libertés d’autrui. Vous avez également le droit de faire rectifier ou compléter les données à caractère personnel si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans certains cas, par exemple lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et qu’aucune autre base juridique ne justifie la poursuite de leur traitement, lorsque le traitement est illicite, ou lorsque les données à caractère personnel doivent être effacées afin de permettre à la Société de se conformer à une obligation légale. Veuillez noter que la Société peut refuser votre demande si le traitement est autorisé ou requis par la loi ou par toute autre base juridique pertinente.

Droit d’opposition et de limitation du traitement

Vous avez également le droit de vous opposer à certains traitements ou de demander la limitation du traitement des données à caractère personnel, par exemple si vous estimez que les données à caractère personnel ne sont pas exactes, si vous considérez que le traitement est illicite, ou si vous estimez que la Société n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins énoncées dans la présente Notice.

Droit à la portabilité des données

Vous avez également le droit de demander que les données à caractère personnel vous concernant que vous avez vous-même fournies, lorsque ces données sont traitées sur la base de votre consentement ou en vertu d’un contrat conclu entre vous et la Société, vous soient fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que ces données à caractère personnel soient transmises à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.

• Que devez-vous faire si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous avez une réclamation ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez (i) contacter la Société en utilisant les coordonnées mentionnées ci-dessus, ou (ii) contacter le représentant de la Société qui vous a été communiqué en tant que personne de contact de la Société. Veuillez noter que vous pouvez être contacté(e) afin de vérifier votre identité, afin que vos données à caractère personnel ne soient pas divulguées ni discutées avec une autre personne que vous.

Si vous avez une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel par la Société, veuillez contacter la Société aux coordonnées indiquées ci-dessus et lui soumettre votre réclamation. Vous pouvez également soumettre votre réclamation directement à l’autorité de contrôle, à savoir :

Nom : Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Office pour la protection des données à caractère personnel de la République slovaque)

Adresse : Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, République slovaque

Téléphone/Fax : +421 2 323 132 14

E-mail : statny.dozor@pdp.gov.sk

Site web : https://dataprotection.gov.sk/uoou/

Vous avez le droit incontestable de soumettre votre réclamation directement à l’autorité de contrôle ou de recourir à tout autre moyen de recours dont vous disposez en vertu des lois applicables (en matière de protection des données). Toutefois, la Société estime que toute demande ou réclamation que vous pourriez avoir peut être traitée directement entre vous et la Société et vous encourage donc à soumettre d’abord votre demande ou votre réclamation à la Société avant de vous adresser aux autorités. La Société vous assure que toute demande ou réclamation sera traitée conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES. TIERS. TRANSFERTS
   • Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

La Société traite vos données à caractère personnel par l’intermédiaire de ses employés ou de prestataires de services externes.

Chaque employé ayant accès à vos données à caractère personnel a été dûment formé et informé des règles et principes applicables au traitement de vos données à caractère personnel. Ces employés n’ont accès à vos données à caractère personnel que conformément au principe de minimisation, ce qui signifie qu’ils n’ont accès qu’aux données strictement nécessaires à la finalité du traitement afin d’exécuter leurs missions.

Dans les cas où vos données à caractère personnel sont traitées par un prestataire de services engagé par la Société, la Société et ce prestataire ont conclu un accord de traitement des données conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Ces prestataires peuvent inclure (sans s’y limiter) des prestataires de services informatiques. Toute personne traitant vos données à caractère personnel est tenue de suivre les instructions de la Société.

La Société peut également transférer vos données à caractère personnel à des tiers qui les traitent pour leurs propres finalités. Ces tiers comprennent notamment (sans limitation) (i) les autorités ou organismes publics (par exemple les autorités fiscales), en particulier dans le cadre de l’exécution des obligations de la Société ou afin de répondre aux demandes que ces autorités ou organismes publics pourraient formuler, et (ii) d’autres tiers susceptibles d’être engagés par la Société pour fournir des services spécifiques à la Société dans le cadre de la relation avec vous, mais qui ne traiteront pas les données à caractère personnel au nom et pour le compte de la Société.

• Vers quels pays vos données à caractère personnel seront-elles transférées ?

Vos données à caractère personnel sont principalement traitées au sein de l’Union européenne, de l’Espace économique européen et de la Suisse, où un niveau adéquat de protection de vos données à caractère personnel est garanti.

Il peut arriver que, de temps à autre, la Société transfère vos données à caractère personnel ou d’autres données dérivées de vos données à caractère personnel (telles que des données statistiques) à des destinataires situés dans des pays offrant un niveau de protection inférieur à celui applicable dans l’Union européenne, l’Espace économique européen ou la Suisse. Cela peut notamment se produire en raison de l’utilisation de produits standardisés ou de solutions technologiques de prestataires de services tiers (par exemple Microsoft Azure).

Dans de tels cas, la Société veille à ce que le transfert soit effectué conformément aux règles prévues par les lois applicables en matière de protection des données, notamment (mais sans s’y limiter) sur la base des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Pour de plus amples informations, veuillez contacter la Société.

5. Divers

5.1. Afin de garantir que la Société respecte les lois applicables en matière de protection des données ou afin de refléter toute modification des opérations de traitement, la Société peut modifier la présente Notice à tout moment. Vous serez informé(e) de toute modification apportée par les moyens et formes couramment utilisés.

5.2. La Société vous encourage à signaler à la Société tout manquement à la présente Notice. La Société examinera attentivement toute allégation de ce type et prendra les mesures et actions nécessaires afin d’assurer le respect des lois applicables en matière de protection des données.

5.3. Veuillez informer le service des ressources humaines de la Société de toute modification des données à caractère personnel vous concernant, afin de permettre à la Société de traiter ces données de manière exacte et sécurisée.

5.4. Si vous êtes notre partenaire commercial, veuillez vous assurer d’informer tous vos employés dont les données à caractère personnel seront communiquées à la Société de la présente Notice ainsi que de tous les aspects pertinents du traitement de leurs données à caractère personnel. À défaut, veuillez en informer immédiatement la Société afin que celle-ci puisse satisfaire à son obligation d’information et informer directement les personnes concernées.